Снятие z-отчета – обязательная процедура и одна из основ кассовой дисциплины. Образец документа, его назначение и другие важные моменты – об этом прямо сейчас.

Этот документ представляет собой основной итоговый чек, который каждый кассир, сдающий смену, обязан выводить с кассового аппарата. Важно понимать, что он подводит итоги и всегда обнуляет все данные, поэтому после этой операции никакие кассовые действия (формирование, возвратов, аннулирования и т.п.) провести будет невозможно.

Поэтому если требуется провести замеры текущих показаний, то снимается так называемый x-отчет, который по сути ничем не отличается от z, однако он не приводит к обнулению. Таким образом, главное назначение его в следующем:

1. Это основной источник информации по смене, которую кассир всегда заносит в кассовую книгу.
Соответственно, данные в кассовой книге и z-отчете всегда должны точно соответствовать друг другу, а сама распечатка всегда прикладывается к каждой записи (т.е. каждую смену).

1. Все собранные данные после снятия итога фиксируются в так называемой фискальной памяти кассового аппарата. Они должны сохраняться там на протяжении не менее 30 календарных дней. Как правило, они сохраняются в течение 1,5-2 месяцев.
2. Отражение всех торговых операций, которые были проведены за торговую смену: не только приходные (при покупке), но и расходные (возврат денежных средств), а также аннулирование (например, при ошибочном вводе отдельных позиций кассиром).
3. Расчет всех итогов о выручке за смену, обоснование данных.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Обнуление всех данных происходит не только в конце каждой смены. Также это технически необходимо в случае перерегистрации кассового аппарата, проведения плановых и внеплановых ремонтных работ, а также в тех случаях, когда понадобится сменить фискальную память.

Разновидности

Существует 4 основные вида этого документа:

1. Основной – это собственно главный отчетный чек, который и нужно снимать не реже чем раз в 24 часа. Если не осуществить эту операцию, то касса блокируется, поэтому никакие действия с ее помощью совершить будет уже невозможно. К тому же систематическое нарушение регулярного снятия – это основание для административной ответственности (штрафы составляют от 4000 до 50 000 рублей).
2. По отделам – решение о предоставлении такой отчетности принимают уполномоченные лица (например, менеджеры отделов или старшие кассиры). Нет необходимости делать это ежедневно. Поэтому, как правило, такая операция проводится раз в месяц, при сдаче отчетности и подведению итогов по каждому отделу в магазине. После снятия обнуляются все сведения по ним.
3. По кассирам – такие отчеты тоже получают не каждый день, а по мере необходимости, в соответствии с внутренним распорядком. В нем нередко отражается фамилия продавца, но если даже такой информации нет, каждая система «помнит», сколько операций на аппарате совершил конкретный сотрудник. Чтобы обнулить все эти сведения и получить данные, применяют именно эту разновидность z-отчета.
4. Наконец, по товарам – такая операция позволяет обнулить сведения по операциям с конкретными товарами (услугами) или группой товаров. Подобные системы стоят далеко не на всех кассовых аппаратах. Как правило, необходимость получения этих данных возникает в больших магазинах (например, перед проведением инвентаризации).

Как снять

Документ снимается всегда в конце каждой смены. т.е должен сниматься с аппарата не реже, чем раз в 24 часа , при этом:

1. Если речь идет о выходном и/или праздничном дне, когда компания официально не работала, ничего не снимается и никаких записей в отчетные документы не делается.
2. Если в этот день не было совершено никаких торговых операций (а официально и по факту он считается рабочим в компании), итог все равно снимается. Он выйдет с нулевыми показателями, но все равно сохраняется в отчете. При этом кассир проставляет прочерки за весь день в журнале, который он ведет каждый день, а записи в кассовой книге вообще не производятся.

Технически сформировать отчет – это по сути нажать одну или несколько кнопок на кассовом аппарате. Конкретный алгоритм зависит от вида устройства. На видео показан один из примеров (на АМС 100К).

Подобные требования можно рассматривать только для тех случаев, когда кассовый аппарат был включен. То есть если в течение всей смены он был выключен, нет необходимости снимать z-отчет, ведь торговых операций не было, и они не предусматривались (например, в этот день компания осуществляла переезд и изначально не планировала заниматься продажами).

В нем должны отражаться все сведения по движению денежных средств в кассовом аппарате в течение всей смены (как наличные, так и безналичные операции):

• приходные операции (собственно продажи);
• аннулированные – (когда кассир набрал позиции, но затем по каким-то причинам покупка не состоялась) – по сути, это нулевые чеки;
• операции на возврат, когда покупатель вернул покупку (или услуга не была оказана по каким-то причинам), в результате чего понадобилось вернуть наличные средства, на банковскую карту или специальную карту возврата, в зависимости от условий организации;
• общие суммы за смену (нарастающим итогом).

Образец с расшифровкой каждой записи представлен ниже.

Как правило, внешний вид документа отличается в зависимости от конкретных типов кассовых аппаратов. Однако на содержании информации это практически не отражается. Далее приводятся несколько наиболее распространенных примеров.

Z-отчет в онлайн-кассах

Последние изменения в федеральном законодательстве предусматривают постепенный переход практически всех ИП и юридических лиц на онлайн-кассы: с 1 июля 2017 года уже прекращено использование кассовой техники прежних образцов, но действует освобождение от этого правила для отдельных организаций. Ровно через год, т.е. с 1 июля 2018 года на онлайн-кассы переходят практически все юридические лица.

Поэтому все основные правила кассовой дисциплины сохраняются в полном объеме и для этого вида кассовой техники, а именно:

• необходимо и дальше снимать z-отчет в конце каждой кассовой смены;
• кассовая книга также нужно продолжать вести по общим правилам.

Соответственно, действуют те же меры ответственности, если подобная обязанность игнорируется. Суммы штрафов представлены в таблице.

Однако есть по крайней мере 2 особенности, которые отличают z-отчет для онлайн-касс от традиционных аппаратов:

• не происходит обнуления данных – т.е. после сдачи итоговой отчетности за день предыдущие значения полностью сохраняются;
• также в фискальной памяти устройства не фиксируются итоговые результаты.

А с другой стороны, передача отчета в контролирующее отделение налоговой инспекции осуществляется автоматически и происходит мгновенно, как только смена была сдана. Даже если представители налоговой по каким-то причинам «забудут» подтвердить получение отчета, система направит его еще раз, о чем уведомит работника: «Повторная отправка отчета».

Таким образом, между зеткой для новых онлайн-касс и отчетами обычной кассовой техники есть как сходства, так и отличия, которые наглядно оказаны в таблице.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В практике применения онлайн-касс основной итоговый документ (чек) получил название отчета о закрытии смены. По сути, это тот же самый z-отчет, поскольку их содержание и функции совпадают.

Если отчет потерян или не получен

Потеря в связи с недобросовестным выполнением обязанностей кассиром, а также может вообще не пропечататься, например, если есть технические неполадки с самим кассовым аппаратом или в случаях непредвиденного отключения электроэнергии. Иногда также бывает, что чек испорчен, и отдельные его части не читаемы (например, залит краской).

1. Вне зависимости от конкретной причины порядок действий в данном случае будет таким:
2. Сначала нужно составить письменный акт об утрате. Документ подписывают старший кассир, сам кассир, бухгалтер и представитель администрации.
3. Кассир, который отвечал за проведение кассовых операций и заполнение отчета в эту смену, составляет объяснительную, даже если его непосредственной вины в инциденте не было.
4. Затем нужно вызвать специалиста, который обслуживает аппарат, и попросить сформировать фискальный чек по данным ЭКЛЗ
5. Этот документ прикладывается вместо отчета в кассовую книгу.

Если отчет снят с запозданием

В случае снятии отчета на следующий день важно прояснить причину. Как показывает практика, представители налоговой инспекции относится лояльно, если подобные инциденты возникали однократно. Однако при систематическом злоупотреблении назначаются штрафы.

Поэтому самое главное – составить акт по данному инциденту, запросить объяснительную у ответственного кассира и хранить эти документы на случай проверки. А в кассовую книгу следует приложить z-отчет, снятый на следующий день.

Несколько заблуждений

На практике существует мнение, что подобный документ практически гарантирует полное соответствие данных по наличности в кассе, операций, проведенных безналично, о возвратных и отмененных (аннулированных) чеках, поэтому можно просто проследить весь оборот финансовых движений с помощью итогового чека.

Кассовые операции оформляются документами по установленной форме и с соблюдением порядка их заполнения. При использовании ККМ, оснащенной ЭКЛЗ, наряду с журналом кассира-операциониста КМ-4 и прочими учетными формами, утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, заполняется «Отчет кассира-операциониста» по форме № КМ-6. Требуется ли оформлять форму № КМ-6 тем, кто перешел на онлайн-кассы, и каков порядок ее заполнения, рассмотрим далее.

Справка-отчет кассира-операциониста и онлайн-касса

Первичные унифицированные формы по учету торговых операций, в числе которых форма № 6-КМ, были утверждены постановлением Госкомстата № 132. Справка-отчет кассира содержит показания контрольно-суммирующих счетчиков, сумму полученной за день или смену выручки, суммы возвратов наличных денег покупателям. Поскольку унифицированные бланки Госкомстата не являются теперь обязательными для применения, отчет кассира-операциониста может заполняться на бланке собственной разработки с соблюдением обязательных реквизитов. Отчет кассира, образец его заполнения, вы найдете в конце данной статьи.

Компании и ИП, применяющие онлайн-кассы, могут не заполнять унифицированные формы КМ-1 – КМ-9, утвержденные постановлением № 132, к числу которых относится и «Справка-отчет кассира» по форме КМ-6. Минфин РФ дал такое разъяснение в своих письмах от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, от 16.06.2017 № 03-01-15/37692 и от 04.07.2017 № 03-01-15/42314. Ведомство объясняет такой подход следующим образом: постановление Госкомстата № 132 не относится к законодательству о применении ККТ, состоящему из закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и нормативных актов, принятых в соответствии с этим законом, следовательно, применять постановление к онлайн-кассам не обязательно.

Необходимость заполнения отчета кассира-операциониста с введением онлайн-кассы отпадает и в силу технических причин: вся требуемая информация и показатели сохраняются в фискальном накопителе кассы, сформировать отчетность из которого не составит труда. Налоговики и вовсе получают информацию о кассовых операциях, совершенных через онлайн-ККТ, в режиме реального времени.

Порядок заполнения «Справки-отчета кассира-операциониста»

Справка-отчет составляется в единственном экземпляре, по каждой операционной кассе фирмы отдельно. По окончании смены, или по завершении дня, кассир передает полученную выручку в банк, или по приходному ордеру старшему кассиру (либо руководителю, если старшего кассира в организации нет), приложив, заполненный по форме № КМ-6, отчет кассира. Бланк отчета можно найти в альбоме унифицированных форм, утвержденном постановлением Госкомстата РФ № 132.

Кассир заполняет форму в следующем порядке:

• Название организации вносится в самую верхнюю строку бланка, там же указывается адрес и телефон фирмы. При необходимости вносится наименование структурного подразделения организации. В табличной части справа указывается ИНН фирмы и код вида деятельности по ОКВЭД.
• В строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель применяемого кассового аппарата - его класс, тип, марка. Регистрационный номер ККМ и заводской номер производителя нужно внести в соответствующие ячейки таблицы справа. Можно указать используемое программное обеспечение в строке «Прикладная программа».
• В ячейку «Кассир» вносится фамилия и инициалы кассира, а в ячейке «Смена» указывают номер соответствующей смены.

Основная часть «Справки-отчета кассира-операциониста» - это таблица из десяти граф.

• Графа 1 «Порядковый № отчета фискальной памяти на конец смены/дня» должна содержать порядковый номер Z-отчета.
• Графы 2 и 3 – указываются номер отдела и секции (при наличии).
• Графу 4 заполнять не нужно.
• Графа 5 содержит показания суммирующего денежного счетчика на начало работы (начало дня или смены) и должна совпадать с данными графы 6 «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 за этот день или смену.
• Графа 6 – показания того же счетчика на конец рабочего дня/смены, которые соответствуют графе 9 журнала КМ-4.
• Графа 7 – сумма полученной выручки за рабочий день/смену, согласно счетчику. Данный показатель рассчитывается как разница между графами 6 и 5 и должен соответствовать по сумме графе 10 «Журнала кассира-операциониста» за этот день/смену.
• Графа 8 – сумма возвратов покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Здесь нужно указать общую сумму всех возвращенных покупателям денег и чеков, пробитых по ошибке. В «Журнале кассира-операциониста» данной графе соответствует графа 15 за эту же смену. При отсутствии возвратов эта графа прочеркивается.
• В графах 9 и 10 заведующий отделом/секцией ставит свою фамилию, инициалы и подпись. При отсутствии заведующего, свою Ф.И.О. и подпись ставит кассир.
• По строке «Итого» таблицы отдельно суммируются показатели по графам 7 и 8.

Строку «Итого выручка в сумме» следует заполнить так: прописью рубли, цифрами – копейки. Данный показатель рассчитывается как сумма выручки за минусом возвратов (итоговая строка графы 7 минус итог графы 8).

Далее указывается дата и номер приходного кассового ордера (ПКО), по которому выручка, и приложенный к ней кассовый отчет по форме КМ-6, передается в бухгалтерию фирмы, или ее руководителю. Нужно указать реквизиты банка, в который в дальнейшем сдается выручка. Если организация небольшая, где касс не более двух, кассир-операционист может сразу сдавать деньги банковским инкассаторам. Это также отражается в отчете кассира с указанием банка, принявшего выручку, номера и даты квитанции, полученной от инкассатора.

«Справку-отчет кассира-операциониста» подписывают старший кассир, кассир-операционист и руководитель организации с расшифровками своих подписей.

Составление кассового отчета

Согласно правилам ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утверждено Нацбанком РБ от 25.06.96 г., сохранность денег в главной кассе обеспечивает главный (старший) кассир.

Для контроля за движением денег и обеспечения их сохранности главный кассир ведет кассовую книгу.

В ней ежедневно указывается остаток денег на начало дня, все поступления и выбытия денег за день по каждому документу отдельной строкой.

Записи в кассовой книге ведутся в строго хронологической последовательности с указанием номера документа, от кого получено или кому выдано, сумму прихода, сумму расхода. Записи ведутся в 2-х экземплярах. Первые и вторые листы имеют одинаковые номера.

В конце рабочего дня старший кассир подсчитывает итого по приходу и расходу, выводит остаток денег в кассе на конец дня. Указывается в кассовой книге количество приходных и расходных документов. Отчет, подписывает старший кассир и второй экземпляр вместе с приложенными документами ежедневно старший кассир сдает в бухгалтерию под расписку бухгалтера в кассовой книге.

Сдача денег в главную кассу магазина

Поступившие на торговые предприятия наличные деньги за проданные товары, тару, нетоварные операции в течение дня хранятся в главной кассе.

Помимо учета выручки за проданные товары, на торговых предприятиях осуществляются и другие приходные и расходные кассовые операции, которые производит главная касса.

К ним относят: прием денег от кассиров-операционистов и продавцов штучных отделов; возмещение недостачи материально ответственными лицами; погашение покупателями задолженностей за товары; выдача заработной платы работникам магазина; сдача выручки в Госбанк и др. Поступление денег в главную кассу магазина оформляется приходным ордером (ПРИЛОЖЕНИЕ А). В нем указывается номер и дата ордера, от кого и за что приняты деньги, сумма. Правая часть приходного кассового ордера представляет собой квитанцию, в которой содержаться те же реквизиты, что и на самом ордере. При приемке денег кассир расписывается в их получении на квитанции. Квитанция является отрывной частью приходного ордера и выдается сдатчику денег за подписью главного бухгалтера и кассира. Основное поступление денег в кассу магазина - выручка за проданные товары.

На протяжении дня главная касса не только принимает, но и выдает деньги на различные цели, а также передает их в Госбанк.

Расходные кассовые операции оформляют расходным кассовым ордером (ПРИЛОЖЕНИЕ Б). В нём указывается номер и дата составления ордера, кому выдаются денежные средства, на какие цели, сумма цифрами и прописью. Расходный кассовый ордер подписывают: директор предприятия, главный бухгалтер, кассир и получатель денег. Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются. Денежные средства выдаются по расчётно-платёжной или платёжной ведомости в течении трёх дней. по истечению этого срока ведомости закрываются и на против фамилии лица, не получивший денежные средства, пишут "депонировано" - не выдано. На выданные денежные средства выписывают один общий расходный кассовый ордер, а на депонированные суммы составляют реестр и наличные деньги сдаются на расчётный счёт предприятия в банк.

Движения финансов на предприятие контролируется с помощью множества инструментов и методов. Среди сотрудников, имеющих отношение к операциям с денежными средствами, можно выделить особую должность - кассира. Такой работник практически ежедневно имеет отношение к физической работе с деньгами, то есть поступлением наличности и её выдачей.

Контроль за деятельностью кассира

Если работа с финансами в безналичном выражении может быть в большей мере автоматизирована, то кассиру, имеющему дело с наличностью, приходится самостоятельно контролировать правильное распределение денег в кассе и отчитываться определённым образом перед непосредственным руководством за совершённые им финансовые операции. Не стоит заострять внимание на том, что любое движение денег через кассу и руки кассира должно быть документально засвидетельствовано. Каждой сумме поступившей в кассу или покинувшей её должно быть обоснование, каким-либо образом зафиксировано.

Помимо подтверждающих движение денег документов, в обязанность кассира вменяется составление определённого документа, который называется отчёт кассира о своей деятельности за определённый период. Обычно отчёт составляется ежедневно, по завершении работы кассы предприятия.

Что указывать в отчёте

Указывать в таком документе следует всё. то есть каждая операция, проведённая с наличностью, выдача или прием денег должна найти отражение в составленном отчёте. Таким образом, бухгалтер, контролируя работу кассира, может на основании предоставленного документа провести бухгалтерский учёт денежных средств. Помимо составления полного отчёта, к нему, перед сдачей руководителю, необходимо приложить все подтверждения движения денег. Отчёт не будет принят, если хотя бы одна операция или хотя бы один рубль, попавший в кассу или выданный из неё, не будет зафиксирован в специальном документе, чеке, расходном ордере или другом подтверждающем документе.

Для должности кассира, как лица, непосредственно имеющего отношение к наличным деньгам, предусмотрена полная материальная ответственность. Таким образом, за суммы, не внесённые в отчёт, но практически отсутствующие в наличии, отвечает кассир своими собственными средствами.

Таким образом, составление отчёта кассиром весьма важно как для него самого, так и для предприятия в целом, так как проверить надлежащую работу кассы предприятия может не только руководитель или главный бухгалтер, такая возможность предусмотрена и для налоговой службы. Проверки налоговой проводятся для контроля финансовой деятельности предприятия и для выявления фактов уклонения от налогообложения, кассиру в случае нарушения правил отчётности, помимо дисциплинарного взыскания от начальства, может быть выписан денежный штраф от государственного контролирующего органа.

В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, юридические лица обязаны в ходе хозяйственной деятельности сохранять не занятые в обороте финансовые ресурсы в банках. Кроме того, все более расширяется практика применения безналичных расчетов между ними. Формирование кассовой книги и отчета кассира необходимо лишь тогда, когда требуется произвести расчет с контрагентами, в том числе населением, наличными деньгами.

Ниже мы рассмотрим некоторые правила ведения и заполнения данных финансово-учетных документов.

Кассовая книга

Заполнение кассовой книги, нумерация и подшивка листов в ней осуществляются по утвержденной форме. Этот документ (форма КО-4) должен начинаться в январе каждого календарного года. В нем фиксируются все операции с наличными деньгами. Приобрести кассовую книгу можно в магазине, она представляет собой журнал с горизонтальным расположением листов с распечатанными графами.

Еще до начала заполнения все листы журнала необходимо пронумеровать, и заверить их количество печатью с пломбой на последней странице документа. Подписывать документ могут руководитель компании (организации) либо главный бухгалтер.

Соответствующие записи в книгу вносятся вручную в хронологическом порядке, по дням совершения наличных расчетов.

В том случае, когда документ ведется в электронном виде, бланк каждого расчета (операции) должен быть распечатан и подшит в книгу. При таком варианте ведения книги также должна соблюдаться хронологическая последовательность подшивки документов.

Если кассовая книга, которая приобреталась в магазине, закончилась ранее окончания года, допускается завести новый документ. Его оформление и ведение аналогичны описанному выше.

Следует учитывать, что форма КО-4 предусматривает в кассовой книге наличие двух частей. Одна из них представляет собой вкладной лист, а другая – бланк отчета кассира. Поэтому записи в такую книгу должны производиться шариковой ручкой с использованием копирки, потому что копируемый экземпляр и будет являться отчетом кассира.

Отчет кассира

Этот документ представляет собой отрывной талон, в котором отражаются приходно-расходные операции, выполненные с использованием наличных денег. После заполнения он должен передаваться кассиром в бухгалтерию компании или организации. Так как он является копированной копией вкладного листа кассовой книги, его содержание должно полностью соответствовать бланку книги.

После получения талона бухгалтер обязан выполнить проверку правильности его заполнения, поставить свою подпись на соответствующем листе кассовой книги и оторвать заполненный бланк отчета кассира. Порядок учета бухгалтерской документации предусматривает, что этот документ хранится отдельно от кассовой книги.

При ведении учетной документации в электронном виде, отчет кассира так же, как и листы кассовой книги, распечатывается отдельно за каждую приходно-расходную операцию и подшивается аналогично тому, как было описано выше.

Хранение документов

В российском законодательстве имеются некоторые разночтения относительно того, каков срок хранения для рассматриваемых документов. Так, в соответствии с п. 1 ст. 23 НК РФ, они должны храниться на протяжении четырех лет. А Закон «О бухучете» 402-ФЗ требует, чтобы финансово-бухгалтерская отчетная документация сохранялась не менее пяти лет.

Учитывая это, лучшим решением для бухгалтеров будет руководствоваться максимально предусмотренными сроками и хранить как кассовые книги, так и отчеты кассиров в течение 5 лет.